Le unità multifunzione laser rappresentano un buon compromesso tra prezzo e prestazioni, ponendosi come valida soluzione per lo svolgimento delle normali attività di copia, scansione, stampa e gestione dei fax nell’attività lavorativa quotidiana in ufficio, senza richiedere eccessive risorse economiche o di apprendimento.
Riguardo alle prerogative delle multifunzioni sono già stati spesi fiumi d’inchiostro: basti ricordare che si tratta di una tipologia di apparecchi che ha di fatto soppiantato le soluzioni a componenti separati (stampante, scanner e fax indipendenti) ed è stata premiata dal mercato per l’innegabile dote fondamentale rappresentata proprio dall’integrazione dell’hardware.
Le chiavi del successo delle multifunzione sono riassumibili nelle doti di versatilità e sinergia delle attività, che si accompagnano generalmente a un favorevole rapporto qualità/prezzo; una moderna Mfp è inoltre in grado si eseguire più attività in uno spazio ridotto, a tutto vantaggio della sistemazione all’interno dello spazio lavorativo e dell’utilizzo condiviso da parte di più utenti.
Stabilita la convenienza della soluzione integrata, la scelta ponderata di una multifunzione deve necessariamente comprendere una valutazione il più possibile precisa dei costi di gestione e del carico di lavoro medio richiesto nella consueta attività aziendale, più che una semplice ricerca basata esclusivamente sulla velocità in stampa e scansione, parametri peraltro non sempre corrispondenti ai valori dichiarati dai produttori.
I costi di stampa costituiscono un elemento vitale che spesso viene affrontato in maniera superficiale, oppure trascurato in favore della ricerca del prezzo d’acquisto più competitivo in assoluto: una scelta iniziale sbagliata si può ripercuotere sulla gestione dell’intera vita lavorativa della periferica e condizionare inevitabilmente l’attività di stampa, con il risultato di dover limitare l’utilizzo dell’unità per non far lievitare le spese e conseguentemente impattare negativamente sulla produttività.
Un aspetto da considerare è quello relativo alla dotazione iniziale.
I modelli di multifunzioni più economico, dotato delle caratteristiche considerate “di base” per poter svolgere il compito richiesto, sono generalmente venduti con toner di prima fornitura a bassa capacità, che nel peggiore dei casi si riduce a poche centinaia di copie: meglio spendere qualcosa in più per un modello superiore, probabilmente dotato di consumabili standard che evitino di mettere quasi subito mano al portafogli per i ricambi.
Mentre in passato si tendeva a preferire le periferiche esclusivamente monocromatiche per ridurre i costi, attualmente la tendenza è orientata decisamente verso il colore, che in molti casi – soprattutto nel marketing e nella produzione di documenti destinati alla diffusione al di fuori dell’ufficio – garantisce un vantaggio non trascurabile: la spesa unitaria quando si stamperà in bianco e nero non sarà necessariamente più elevata e l’investimento nel colore si ammortizzerà facilmente alla prima occasione e, soprattutto, eviterà di ricorrere a servizi di stampa esterni.
Non solo cartaceo
L’innovazione tecnologica dell’ufficio sembra tanto sperata, ma ancora poco applicata, se è vero che varie ricerche di mercato hanno evidenziato come il supporto cartaceo sia tutt’ora il mezzo preferito per la gestione documentale; tuttavia, le multifunzione di ultima generazione sono equipaggiate con tutti gli strumenti necessari per acquisire originali e distribuire in rete documenti e immagini in forma digitale con estrema facilità.
La connettività rappresenta, infatti, una delle voci essenziali tra le caratteristiche di un’Mfp, che per stare al passo con le esigenze attuali deve interfacciarsi con Internet e con i dispositivi mobili: sotto questo profilo le unità recenti, sono in grado di scambiare dati in maniera semplice ed efficiente, trasformandosi da semplici periferiche in veri e propri centri autonomi di traffico documentale.