Come registrare i tuoi ospiti in azienda dopo l’entrata in vigore del GDPR

Mi capita molto spesso di entrare nella tua azienda come ospite e devo compilare un registro presenze cartaceo e annunciarmi alla Reception per far si che la persona con cui ho appuntamento sia avvisata.

In barba a tutte le norme sulla Privacy il registro è già stato compilato anche da altri che mi hanno preceduto, dando così visibilità a tutti di chi è stato nella tua azienda e quasi mai, anzi direi proprio mai, mi è stata rilasciata un’informativa o un consenso ai dati rilasciati su quel registro.

• E se poi la Receptionist è assente?
• O se è al telefono?

Devo o il tuo cliente deve aspettare il ritorno della stessa o che termini la telefonata augurandoci che non sia troppo lunga…

• Vuoi davvero che i tuoi ospiti pensino questo della tua azienda?
• E se invece di avere una persona a riceverci trovassimo un Totem digitale con un pannello che ci guida per la registrazione?

Oggi volgiamo parlarti di una evoluzione del classico multifunzione da ufficio, perché non è detto che serva solo ed esclusivamente a fotocopiare, scansionare e stampare documenti, anzi…

Quello che voglio farti conoscere oggi è una vera e propria rivoluzione che snellirà le operazioni di registrazione dei tuoi ospiti in visita presso i tuoi uffici e ti darà modo di trasformare un piccolo multifunzione in un rilevatore presenze per i dipendenti della tua azienda.

So già la domanda che vorresti porre… “Bravo, e come faccio?”

Giusto?

Semplicemente installando una multifunzione presso la reception della tua azienda con un cartello che indichi “se hai un appuntamento registrati qui”. Sul pannello della stessa verrà, dunque, riportato un messaggio di benvenuto e un bottone “Registrati Qui”

Una volta cliccato il bottone, sullo schermo appariranno una serie di domande, a cui il tuo cliente risponderà digitando sulla tastiera dell’apparecchiature.

A registrazione avvenuta, il sistema multifunzione rilascerà un pass contente i dati del tuo visitatore oltre all’informativa e/o il consenso al trattamento dei dati, che dal 25 Maggio 2018 è divenuto obbligatorio con l’entrata in vigore del GDPR.

Ma come fa la multifunzione ad avvisare la persona che il suo ospite è arrivato?

Non ti devi preoccupare pensa a tutto lei vedrai…

Terminata la visita il tuo cliente procede a un breve check-out, cioè compila i dati di uscita e preme su un nuovo bottone.

Direi tutto molto semplice…

Così avrai la possibilità di avere una receptionist virtuale in grado di tenere traccia di tutti gli accessi in azienda rispettando il massimo della privacy per te, ma anche per i tuoi clienti.

Ma io ho un’azienda troppo piccola e più di un registro degli ospiti ho bisogno di un rilevatore presenze automatizzando la rilevazione delle stesse…

Niente paura, potrai trasformare il tuo multifunzione in un vero e proprio rilevatore di presenze.

Basterà che ii tuoi dipendenti all’ingresso e all’uscita si dirigano verso il Multifunzione e clicchino sull’apposito Bottone ” ENTRATA” o “USCITA”.

Verrà richiesto un Pin identificativo del Dipendente che registrerà l’ingresso in azienda o in alternativa potrai dotare il tuo dipendente con un Badge così da evitare anche la digitazione del Pin.

Questa soluzione ti permetterà di avere un registro presenze compilato per giorno/dipendente/orario di entrata/orario di uscita.

Con una semplice mail potrai anche inviarlo al tuo consulente che si occupa della preparazione delle buste paghe.

Rendi il tuo Multifunzione un alleato della tua azienda, cosa aspetti!